OBJETO

Ofrecer las pautas generales para la protección de Datos Personales y sensibles en FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

La Política Institucional de protección de datos personales se estructura siguiendo los mandatos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

ALCANCE

Las Políticas de tratamiento de datos personales de FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., cubren todos los aspectos Administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por todo el personal que laboren en la empresa.

MARCO NORMATIVO

Ley 1266 de 2009, “ por la cual se dictan las disposiciones generales de habeas data y se regula el manejo de la información contenida en las bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Sentencia C-748 de 2011 – Constitucionalidad del proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.

Ley 1581 de 2012, define su ámbito de aplicación en los derechos de la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa.

DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TRATAMIENTO DE LA POLITICA

• FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMIA S.A., incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales.
• FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., solicitará desde el ingreso del dato, autorización verbal para el uso de la información que reciba, para      las finalidades propias de su objeto misional.
• FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., respeta los principios establecidos en la Ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.
• FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., implementará las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que derivan de la protección de datos personales

DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informado respecto al uso de sus datos
• Presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales

ESTRATEGIAS

Adecuado Tratamiento

Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, se trabajará en perspectivas básicas Administrativas, tecnológicas y organizacionales.

Se desarrollarán las políticas particulares de tratamiento de datos      personales, de acuerdo a la Ley y a sus reglamentos, lo que se definirá en el Manual de Protección de Datos Personales.  

Manual Interno de Procesos y Procedimientos

La Gerencia, como responsable y/o encargado del tratamiento de datos, deberá adoptar un manual interno de procesos y procedimiento para garantizar un adecuado cumplimiento de la Ley y de ésta política.

Divulgación y Capacitación

La Gerencia definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de ésta política.

Organización Interna y Gestión de Riesgos

La Gerencia deberá definir la organización interna necesaria para el cumplimiento de ésta política, y tendrá en cuenta en su aplicación la gestión integral de riesgos.

PRINCIPIOS RECTORES

Principio de legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia del mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones Consitucionales  y Legales .En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/ o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estas disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada Ley. 

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS

¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

• Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected]

Atención y respuesta por parte de FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A.:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Gerencia de FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA Y ACTUALIZACION

La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de la Gerencia.

La versión aprobada de esta Política se fijará en cada una de las sedes de FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A.

Es un deber de los colaboradores de FIGURELLA INTERNACIONAL DE COLOMBIA S.A., conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

La dirección de Talento Humano deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija la firma y aceptación de esta Política.

MASSIMILIANO VALLUNGA

Representante Legal